Najemca wyprowadził się trzy miesiące temu, kaucja jest już rozliczona, a Ty właśnie dostajesz jego rachunek za prąd. Jak rozliczać media w wynajmowanym mieszkaniu, żeby nie zostać z taką niespodzianką?
W tym wpisie pokażemy Ci pięć sposobów rozliczania mediów z najemcą. Wyjaśnimy, który model wymaga najmniej pracy, który najlepiej chroni właściciela i z jakimi pułapkami wiąże się każdy z nich.
Jeśli wynajmujesz jedno lub kilka mieszkań, ten materiał pomoże Ci wybrać rozwiązanie dopasowane do rodzaju ogrzewania, wysokości rachunków i czasu, jaki chcesz poświęcać na obsługę mieszkania. Wolisz wersję wideo? Obejrzyj film na YouTube.
Od 12 lat opiekujemy się mieszkaniami zbyt ważnymi, aby je sprzedać. Przez ten czas przetestowaliśmy różne modele rozliczeń, a część z nich odrzuciliśmy dopiero wtedy, gdy zobaczyliśmy ich problemy w praktyce.
Nie ma jednego idealnego sposobu rozliczania mediów
Zacznijmy od ważnej kwestii: nie istnieje jeden sposób rozliczania mediów, który pasuje do każdego mieszkania. Inaczej warto podejść do lokalu z ogrzewaniem miejskim, inaczej do mieszkania ogrzewanego elektrycznie, a jeszcze inaczej do wynajmu na pokoje. Poniżej opisujemy pięć podstawowych modeli rozliczeń.
1. Przepisanie umowy na prąd lub gaz na najemcę
W tym rozwiązaniu właściciel nie rozlicza zużycia. Najemca zawiera umowę z dostawcą i sam opłaca swoje faktury. Największą zaletą tego modelu jest oddzielenie właściciela od ryzyka zaległości. Ma to duże znaczenie, gdy mieszkanie jest ogrzewane prądem – zimowy rachunek może być wtedy wielokrotnie wyższy niż letni.
Wyobraź sobie mieszkanie, w którym ogrzewanie elektryczne kosztuje zimą 1200–1500 zł miesięcznie. Gdy umowa na prąd jest na najemcę, odpowiedzialność za rachunek leży po jego stronie. Chroni to właściciela przed sytuacją, w której najemca przestaje płacić albo znika bez rozliczenia.
Pułapka: zmiana lokatora. Wiele razy zdarzyło nam się, że najemca się wyprowadzał, podpisywaliśmy protokół ze stanem licznika, a nowa osoba miała przepisać umowę na siebie. Mijał tydzień, potem drugi, a przepisania nadal nie było. Kolejna faktura trafiała do człowieka, który od dawna nie mieszkał w lokalu. Zamiast prostego rozwiązania mieliśmy trzy strony, liczne telefony i rozliczenie, przy którym i tak musieliśmy asystować.
Zdarzało się też, że poprzedni najemca nie chciał dłużej czekać na przepisanie umowy i ją rozwiązał. Licznik został zdjęty, a nowy najemca został bez prądu. Dlatego jeśli wybierasz tę metodę, dopilnuj całego procesu samodzielnie:
- przy odbiorze mieszkania spisz stan i numer licznika,
- ustal termin przepisania umowy,
- poproś o potwierdzenie złożenia dokumentów,
- sprawdź, czy zmiana rzeczywiście została zakończona.
W skrócie:
- polecamy ten model przede wszystkim przy ogrzewaniu elektrycznym albo gazowym, gdzie zużycie jest bardzo wysokie,
- ogranicza comiesięczną pracę przy rozliczaniu mediów,
- wymaga przypilnowania procedury przepisania licznika.
2. Rozliczanie mediów według faktur
Umowa z dostawcą pozostaje na właścicielu. Właściciel przesyła najemcy rachunek i dolicza odpowiednią kwotę do płatności. To zwykle najmniej pracochłonny model – nie musisz co miesiąc tworzyć własnych wyliczeń, bo masz dokument od dostawcy i na jego podstawie rozliczasz koszt.
Pułapka: początek i koniec najmu. Załóżmy, że najemca wprowadza się pierwszego dnia miesiąca, ale okres na fakturze trwa od piętnastego do piętnastego. Nie możesz automatycznie obciążyć najemcy całą fakturą. Potrzebujesz stanu licznika z dnia przekazania lokalu i na tej podstawie oddzielasz zużycie poprzedniego lokatora od zużycia nowego najemcy.
Analogicznie jest przy wyprowadzce – ostatnia faktura może przyjść kilka miesięcy po wyjeździe najemcy. W obu przypadkach musisz rozliczyć media na początku i na końcu najmu według stanu licznika albo wziąć na siebie koszt rozbieżności.
W skrócie:
- to dobry wybór dla właściciela jednego mieszkania z ogrzewaniem miejskim, który chce ograniczyć obsługę do minimum – rachunki nie są wtedy wysokie, więc można wziąć na siebie ryzyko ewentualnej zaległości,
- podobnie jak model pierwszy wymaga więcej pracy na początku i na końcu najmu – tym razem przy rozliczeniach.
3. Miesięczna zaliczka na media
Najemca co miesiąc wpłaca stałą kwotę, na przykład 500 zł. Raz na kwartał, pół roku albo w innym ustalonym okresie porównujesz wpłacone zaliczki z rzeczywistymi kosztami.
Jeżeli przez trzy miesiące najemca wpłacił łącznie 1500 zł, a realne koszty wyniosły 1800 zł, powstaje 300 zł niedopłaty, którą najemca musi uregulować. Jeżeli rachunki wyniosły 1350 zł, najemca ma 150 zł nadpłaty, którą mu zwracasz albo o którą obniżasz kolejną wpłatę.
Ten model daje stosunkowo dużą kontrolę nad rachunkami zarówno właścicielowi, jak i najemcy. Problem pojawia się wtedy, gdy zaliczka została źle oszacowana albo rozliczenia robione są zbyt rzadko.
Pułapka: duża niedopłata po zimie. W mieszkaniu z ogrzewaniem elektrycznym najemca może przez całą zimę wpłacać 400 zł miesięcznie, podczas gdy rzeczywiste zużycie wynosi 900 zł. Po czterech miesiącach powstaje 2000 zł niedopłaty. Nawet jeśli wyliczenie jest prawidłowe, taka kwota łatwo prowadzi do konfliktu. Największym problemem tego modelu jest to, że aż do rozliczenia najemca nie wie, ile naprawdę zużywa.
Jeżeli wybierasz zaliczkę, oprzyj pierwszą kwotę na historycznych rachunkach z podobnego okresu. Po pierwszym miesiącu sprawdź zużycie, a w kolejnych skoryguj wysokość zaliczki. Lepiej podnieść ją wcześniej o 100 zł, niż po pół roku wystawić najemcy rachunek na kilka tysięcy.
W skrócie:
- zaliczka dobrze sprawdza się w mieszkaniach z ogrzewaniem miejskim, gdzie koszty są bardziej przewidywalne,
- przy drogim ogrzewaniu elektrycznym albo gazowym wymaga częstszej kontroli, aby nie doprowadzić do niepotrzebnego konfliktu z najemcą.
4. Ryczałt, czyli stała opłata bez późniejszego rozliczenia
To rozwiązanie najemcy często lubią najbardziej, ale właściciel powinien podchodzić do niego ostrożnie. Najemca płaci co miesiąc ustaloną kwotę i nie interesuje go faktyczne zużycie. Jeżeli ryczałt wynosi 700 zł, płaci 700 zł niezależnie od tego, czy realne rachunki wyniosły 500, czy 1000 zł.
Ryczałt jest prosty i daje najemcy poczucie bezpieczeństwa, bo nie musi obawiać się niespodziewanej dopłaty. Całe ryzyko zużycia przechodzi jednak na właściciela. Jeżeli lokator przez całą zimę utrzymuje bardzo wysoką temperaturę i zużywa prąd ponad założenia, właściciel nie może po prostu zażądać dopłaty – dodatkowy koszt bierze na siebie. Dlatego to rozwiązanie jest bardzo ryzykowne.
Kiedy ryczałt ma sens? Przy wynajmie na pokoje, szczególnie w lokalu z ogrzewaniem elektrycznym lub gazowym. Najemcy często boją się takiego ogrzewania, bo nie wiedzą, czy zimą rachunek wyniesie 300, czy 1200 zł. Obawiają się też, że zapłacą za media zużyte przez współlokatora. Pokój ze stałą ceną „ze wszystkim” może wynająć się szybciej i drożej, a wyższy przychód może zrekompensować właścicielowi ryzyko większego zużycia.
W skrócie:
- ryczałt dobrze sprawdza się w mieszkaniach wynajmowanych na pokoje,
- to rozwiązanie generujące najmniej pracy,
- trzeba jednak bardzo uważać, bo całe ryzyko zużycia mediów ponosi właściciel.
5. Comiesięczne rozliczenie według wskazań liczników
Do tego modelu potrzebujesz dokładnej informacji, ile wynosi stawka w złotówkach za jednostkę prądu lub gazu. Najemca pod koniec każdego miesiąca wysyła zdjęcia liczników prądu, gazu i wody. Odejmujesz poprzedni stan od obecnego i otrzymujesz rzeczywiste zużycie, a następnie mnożysz je przez ustaloną stawkę.
Przykład: miesiąc temu licznik prądu wskazywał 1500 kWh, a dziś pokazuje 1700 kWh. Zużycie wynosi 200 kWh. Dla uproszczenia przyjmijmy, że 1 kWh kosztuje 2 zł. 200 kWh × 2 zł = 400 zł – tyle wynosi koszt prądu za ten miesiąc.
Pamiętaj, że rachunek za prąd to nie tylko cena samej energii. Dochodzą do niego opłaty dystrybucyjne i stałe. Dlatego najpierw przeanalizuj fakturę i ustal, ile w Twoim przypadku wynosi opłata stała, a ile zmienna.
W tym modelu najemca płaci na bieżąco za to, co rzeczywiście zużył. Nie ma nadpłat ani niedopłat, a po wyprowadzce właściciel nie zostaje z rachunkiem bez pokrycia. Najemca na bieżąco widzi, ile zużywa, i wie, czy nie powinien zacząć oszczędzać (kilka sposobów opisaliśmy we wpisie Jak ograniczyć koszt mediów w mieszkaniu na wynajem?).
To jednak zdecydowanie najbardziej pracochłonny model. Możesz prowadzić arkusz w Excelu: wpisujesz poprzedni i aktualny stan licznika, a arkusz oblicza zużycie i należną kwotę. Przy większej liczbie lokali warto korzystać z programu do obsługi najmu, który przypomina najemcom o odczytach i automatyzuje rozliczenia. Ogromną zaletą tego modelu jest też to, że możesz na bieżąco rozliczać zużycie wody, nie czekając na rozliczenie z administracją.
W skrócie:
- największa kontrola nad zużyciem,
- brak ryzyka niedopłat,
- przejrzyste rozliczenia, które dobrze wpływają na relacje z najemcą,
- najwięcej pracy – przy większej liczbie mieszkań może wymagać rozbudowanego arkusza lub programu do obsługi najmu.
Porównanie sposobów rozliczania mediów
| Model | Nakład pracy | Ryzyko właściciela | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|---|
| 1. Umowa na najemcę | mały co miesiąc, więcej przy zmianie najemcy | niskie | całe mieszkanie z ogrzewaniem elektrycznym lub gazowym |
| 2. Według faktur | mały, więcej na początku i końcu najmu | średnie | jedno mieszkanie z ogrzewaniem miejskim |
| 3. Zaliczka | średni – okresowe rozliczenia i korekty | średnie – możliwa duża niedopłata | ogrzewanie miejskie, przewidywalne koszty |
| 4. Ryczałt | najmniejszy | wysokie – całe ryzyko zużycia | wynajem na pokoje |
| 5. Według liczników | największy | najniższe | gdy masz czas na comiesięczne rozliczenia |
Który sposób rozliczania mediów wybrać?
Odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Masz czas na comiesięczne rozliczanie mediów? Wybierz model piąty – rozliczenie według wskazań liczników.
- Wolisz mniej pracy i wynajmujesz pokoje ogrzewane elektrycznie lub gazowo? Rozważ ryczałt (model czwarty).
- Wynajmujesz całe mieszkanie ogrzewane elektrycznie lub gazowo? Rozważ przepisanie umowy na najemcę (model pierwszy).
- Masz jedno mieszkanie z ogrzewaniem miejskim i zależy Ci na prostocie? Zwykle wystarczy rozliczanie według faktur albo dobrze policzona zaliczka.
3 zasady niezależnie od wybranej metody
- Wpisz sposób rozliczania mediów do umowy najmu.
- Spisz wszystkie liczniki przy przekazaniu i odbiorze mieszkania.
- Ustal konkretne terminy przesyłania rachunków, odczytów i dopłat.
Nawet dobra metoda bez jasnych zasad w umowie nadal będzie źródłem nieporozumień.
Rozliczanie mediów to bardzo szeroki temat, a ten wpis tylko go otwiera. Masz pytania lub wątpliwości? Napisz w komentarzu pod naszym filmem na YouTube – postaramy się pomóc. Jasne zasady rozliczeń to tylko jeden z elementów bezpiecznego najmu. Sprawdź, czy Twój wynajem jest bezpieczny – ZRÓB NASZ TEST
Masz pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z Rent Partner – pomożemy Ci wynająć mieszkanie bez ryzyka i z pełnym spokojem!
Rozliczeniami mediów zajmujemy się w ramach zarządzania najmem w Łodzi, Warszawie, Poznaniu, Krakowie i Lublinie.
Mateusz Wasiak
Współzałożyciel Rent Partner, związany z nieruchomościami od 2014 roku. Orędownik myślenia systemowego i lean management. Wierzy, że każdy problem nie jest winą ludzi, ale wynika z systemu, który można ulepszyć znajdując bezpośrednią przyczynę problemu. Z zaangażowaniem propaguje ideę turkusowej organizacji, dbając o to, by Rent Partner było miejscem, w którym ludzie czują się rozumiani i doceniani.
Odpowiada za kontakty z partnerami oraz rozwój i ekspansję firmy, zawsze szukając nowych, efektywnych dróg do wzrostu. Jego podejście do pracy oparte jest na zaufaniu, transparentności i współpracy, co sprawia, że Rent Partner rozwija się w zgodzie z wartościami firmy.